隱私、收集與保留說明

我們處理電子郵件、驗證身分、帳戶角色及工作階段資訊，用於登入、存取保護和積分管理。電子郵件及密碼驗證由 Supabase 處理。選擇 Google 登入時，Google 會提供該登入所允許的基本資料和已驗證身分；我們不申請讀取 Gmail 郵件、Drive 檔案或通訊錄。

必要的工作階段 Cookie 用於保持登入。託管和驗證服務會處理請求、IP 位址及安全事件等技術資訊。頁面分析及運作記錄用於了解使用情況和排查故障；應用分析會移除未獲允許的查詢參數，不主動將 AI 輸入或輸出寫入分析事件。驗證郵件需要由已設定的郵件服務處理收件地址和驗證或復原連結。

開啟受支援的 DOCX 檔案進行基本檢查時，檔案內容在瀏覽器中讀取。僅做基本檢查不會上傳文件、呼叫 AI 或儲存至帳戶。離開或重新整理頁面會遺失頁面中未儲存的工作，請保留原始檔案。

主動儲存模板歷史時，擷取的原文、工作文件及其中包含的報告和審核決定會傳送至服務端，儲存在你的帳戶下。這份儲存內容與裝置上的原始 DOCX 檔案相互獨立。

主動提交 AI 審查時，已審閱的結構化欄位及相關模板脈絡會經服務端傳送給 OpenAI，原始 DOCX 檔案不會傳送給 OpenAI。無論儲存歷史或請求 AI 審查，都應先移除可識別資訊並複核提交內容。

僅開啟編輯器不會呼叫 OpenAI。輸入複核和隱私預覽在瀏覽器中進行；確認處理權限並提交後，服務端才會驗證事實和請求草稿。自動檢查不能保證匿名，也不能發現每一處敏感資訊。

提交後，CaresLink 會將你審閱的事實傳送給 OpenAI 生成草稿，處理可能在澳洲境外進行。API 資料預設不會用於模型訓練；濫用監控日誌預設可能保留輸入和輸出最多 30 天。已儲存草稿存放在我們的悉尼資料庫。

生成請求使用 store:false，但這不等於 OpenAI 零保留，也不會取消其適用的安全或法定保留義務。

Supabase 提供驗證和悉尼資料庫；Vercel 提供網站及應用託管；選擇 Google 登入時使用 Google，主動提交 AI 請求時使用 OpenAI。提供方會接收完成相應功能所需的資訊。悉尼託管並不代表驗證、郵件傳送、支援、安全日誌及 AI 處理的所有環節都留在澳洲。

視服務及其基礎設施而定，資訊可能在澳洲境外處理，包括美國。AI 提交前的說明會提示境外處理；請僅在具備相應處理權限時提交資料。

Communication Note 生成成功後自動儲存至帳戶，保留到你主動刪除，不會在 30 天後自動到期。你手動儲存的模板歷史，包括原文、報告和審核決定，也會保留到主動刪除。

模板的臨時 AI 結果在成功生成 30 天後到期。到期後不能再新存為歷史，清理流程會移除正文；已另行儲存的歷史副本不受該到期規則影響。

你可以在相應工作區刪除自己的文件和模板歷史。帳戶有效期間會保留帳戶資訊；關閉帳戶或提出其他刪除請求，請透過下方信箱聯絡。積分交易、請求識別碼及必要安全記錄可能繼續保留，用於核對用量、防止重複扣費和調查濫用。刪除文件不會重設積分或刪除用量帳本。

刪除不會立即清除備份、提供方日誌或已下載的副本；備份及提供方的保留時間可能與線上應用不同。需要成為正式記錄的資料，請轉入你獲授權使用的記錄系統，不要把 CaresLink AI 當作唯一檔案庫。

你可以在帳戶中查看、編輯及匯出可用文件。帳戶資料的查閱或更正、關閉帳戶、隱私投訴等請求，請寄至下方信箱，註明帳戶信箱和請求類型，不要傳送密碼或可識別的照護記錄。

我們會在必要時核實身分、審閱請求，並說明處理結果或還需提供的資訊。如隱私問題未獲解決，可聯絡適用的隱私監管機構，包括在適用情況下聯絡澳大利亞資訊專員辦公室（OAIC）。本說明的重要變更會更新日期，並視情況透過服務告知。